ขั้นตอนการทำงาน
1. เลือก Mail and Fax เข้า Properties ของ KS
2. เลือก Add จะขึ้น Add service ให้เลือก Personal Folder

3. ให้ตั้งชื่อ File ที่จะใช้สร้าง Personal Folder ขึ้นมา
4. เมื่อติดตั้งเสร็จแล้วใน mailbox จะปรากฎ Folder ชื่อ Personal Folder ขึ้นมา

หมายเหตุ   การสร้าง personal folder มีประโยชน์ในด้านการ backup mail จาก Mail server มายัง Harddisk ซึ่งจะได้อธิบายวิธีการใช้งานในหัวข้อต่อไป

ในหัวข้อนี้เราจะเรียนรู้การทำ backup E-Mail จาก server มายัง เครื่องของเรา
ขั้นตอนการทำงาน
1. ที่ Personal Folder เลือกคำสั่ง File จากแถบเมนู
2. เลือก Folder ---------> Create Subfolder

3. ตั้งชื่อ Folder ไว้สำหรับเก็บเมลล์ที่ Backup ในที่นี้ใช้ชื่อ Old_mail เมื่อต้องการย้ายเมลล์ที่อยู่ใน Inbox ให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วใช้ mouse เลือกเมลล์ที่ต้องการ

4. ที่ Edit เลือก Move To Folder เลือกปลายทางที่ต้องการย้ายข้อมูลมาเก็บคือ Personal Folder -----> old_mail

ใน Outlook เราสามารถ assign สิทธิ์ให้กับบุคคลอื่นสามารถเข้ามาดู Mailbox, Calendar หรือ Contact ของเราได้
ขั้นตอนการทำงาน
1. เลือก Item ที่เราต้องการเปิดสิทธิ์ แล้ว Click ขวาเลือก Properties

2. เลือก Tab ชื่อ Permission

3. Click ปุ่ม add เพื่อเลือกชื่อบุคคลที่เราต้องการจะ Assign สิทธิ์ให้
4. เมื่อเลือกชื่อที่ต้องการได้แล้ว ให้เลือก Roles สำหรับคนนั้นๆ เพื่อกำหนดสิทธิ์ที่จะได้รับ ตามรูป

วิธีการเรียกใช้
เมื่อ User คนที่ได้รับสิทธิ์ต้องการจะดู calendar หรือ mailbox ที่เค้าได้รับสิทธิ์ สามารถปฎิบัติได้ดังนี้
1. เลือก File ---------> Open Special Folder ---------> Exchange Server Folder

2. จากนั้นจะปรากฎหน้าจอดังรูป ให้ใส่ชื่อบุคคลที่ให้ Assign สิทธิ์เราในการเข้าไปดู calendar ได้ โดยกดปุ่ม name เพื่อเลือกชื่อ

3. เมื่อได้ชื่อบุคคลที่เราต้องการแล้วเลือก OK เราจะเห็น calendar ของเค้าซึ่งเราจะมีสิทธิ์ตามที่เค้า Assign ให้เท่านั้น